DRACHTEN - Aan het woord is dit keer Sytse Rijpkema (30), medisch technoloog in ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten. Hij is als projectleider verantwoordelijk voor de aanschaf van nieuwe infuus- en spuitpompen. ‘De kans op succes neemt enorm toe als je bij de start alle partijen aan boord hebt.’
‘Toen ik een halfjaar na mijn afstuderen in Rotterdam een vacature zag bij dit ziekenhuis heb ik direct gesolliciteerd. Ik had het leuk gehad in Rotterdam tijdens mijn hbo-opleiding Gezondheidszorg en Technologie (nu Mens en Techniek), maar ik wist dat ik uiteindelijk terug wilde naar mijn roots hier in het Noorden.
Ik werk inmiddels sinds 2021 in Nij Smellinghe en dit is het eerste grote aanschaftraject waarbij ik de projectleiding heb. Tijdens mijn studie kwam het onderwerp wel aan bod en ik heb vrij recent nog een cursus projectmanagement gevolgd bij Hanze Hogeschool, maar toen was ik al met dit project begonnen. De meeste ervaring vind je toch op de werkvloer. Je leert vooral hoe de dingen in z’n werk gaan door ze te doen.’
Aan de bak
‘We zagen bij de afdeling Medische Techniek aankomen dat de spuit- en infuuspompen vervangen moesten worden, omdat ze out of service gaan – wat inhoudt dat de firma geen onderhoud en reparaties meer verleent. We zijn tijdig – twee jaar geleden – begonnen om de markt te verkennen en op een rijtje te zetten waar wij als ziekenhuis behoefte aan hebben. Ons pakket van eisen (PvE) hebben we opgesteld met de zorgverleners, de medische techniek, apotheek en de afdeling inkoop. Door op tijd te starten konden we dit traject weloverwogen doen.
de meeste ervaring vind je toch op de werkvloer
Een van de belangrijkste eisen vanuit de zorgverleners was een automatische koppeling naar het elektronisch patiënten dossier (EPD) zodat de medicatie die patiënten krijgen automatisch in het EPD genoteerd wordt. En ook de alarmering was een eis. Onze oude pompen gaven geen alarm op de zorgtelefoons als de infuuszak bijna leeg was en die alarmering wilden de zorgverleners wel op afstand ontvangen.’
Alle stakeholders aan tafel
‘We hebben een plan van aanpak gemaakt waarin we alle stakeholders hebben meegenomen. Dat begint ermee dat je alle stakeholders omschrijft – wie zijn het – en ze daarna aanschrijft met de vraag wie contactpersoon wordt. In het begin hadden we wat vaker, ongeveer een keer per maand, een projectbijeenkomst. Daar zaten mensen bij vanuit diverse afdelingen, zoals de apotheek, ICT en verpleegkundigen van allerlei verschillende disciplines. Allemaal mensen die iets van de nieuwe spuit- en infuuspompen mochten of moesten vinden. Tijdens die projectbijeenkomsten deelden we statusupdates.
Als je elkaar vaak spreekt, neemt het draagvlak binnen het hele ziekenhuis toe, heb ik gemerkt. Sowieso zijn de lijnen in ons ziekenhuis kort, er is veel contact tussen de verschillende afdelingen en dat is een voordeel bij zo’n aanschaftraject. Je komt elkaar hier makkelijk tegen in de wandelgangen.
De ervaring leert dat een top-down benadering de kans vergroot dat de implementatie niet goed lukt. We hebben gekozen voor een bottom-up benadering en we hebben in een vroeg stadium alle stakeholders meegenomen. Daardoor was er direct draagvlak voor de verandering. Die benadering is echt tip nummer één.’
Hoe te kiezen?
‘Een nadeel in het keuzeproces was dat er niet veel aanbod is van pompen in Nederland. Uiteindelijk hebben we drie leveranciers tegelijkertijd uitgenodigd om hun apparatuur te laten zien. De gebruikers kwamen langs en kregen alle tijd om de apparaten van dichtbij te bekijken. Daar kwam bijvoorbeeld uit dat jongere verpleegkundigen een voorkeur hadden voor een touchscreen en niet meer de fysieke knoppen. Voor de wat oudere verpleegkundigen was het juist andersom. Het is een feit dat het lastig is om aan ieders wensen tegemoet te komen. Je moet afwegingen maken.
we hebben gekozen voor een bottom-up benadering
Een van de leveranciers viel af omdat zij nog niet zo ver waren met de innovatie van hun techniek als wij wenselijk vonden.’
Proefplaatsing
‘Na de display bleven er twee leveranciers over. We hebben een proefplaatsing gedaan van ongeveer een week, waarin we meerdere dingen hebben getest. We hebben twee technische sessies gehouden: eentje met de ICT-afdeling en eentje met de afdeling Medische Techniek.
De manier van koppelen aan de server bleek volgens onze collega’s van de afdeling ICT bij de ene pomp fijner dan bij de andere. Ook stelden onze ICT-collega’s in verband met de veiligheid eisen aan de toegang tot de server.
Bij onze sessie met de Medische Techniek ging het om de vraag hoe het in z’n werk gaat als de pomp stukgaat. Is die makkelijk te repareren? Bij beide leveranciers konden we de pompen zelf repareren, al is er maar een beperkt aantal onderdelen die je kan vervangen, zoals behuizing en de hoofdprintplaat. Daarnaast speelde de opgedane ervaring met de apparatuur in Nederland mee.
Tot slot hebben de pompen op verschillende verpleegafdelingen gestaan om het gebruik te ervaren. Vandaaruit konden de gebruikers, de afdeling ICT en de afdeling Medische Techniek nog een keer hun voorkeur uitspreken. Uiteindelijk hebben de gesprekken en proefopstelling geleid tot een keuze voor één partij.’
Wie heeft het laatste woord?
‘De meeste belangenverschillen tussen stakeholders waren verwaarloosbaar, afgezien van één belangrijke. Dat ging over de vraag of de pomp en benodigde infuusslangen dedicated of non-dedicated zijn. Op non-dedicated pompen passen verschillende infuuslijnen, dus ook van andere merken dan die van de leverancier van de pomp. We werken nu met infuuslijnen die non-dedicated zijn.
De afdeling Inkoop had een grote wens om te kiezen voor een pomp waar een non-dedicated infuuslijn in kan. Zodat je niet afhankelijk bent van één partij voor de inkoop.
De infuuspomp van een van de meedingende partijen was om te bouwen tot een non-dedicated pomp. Maar vanuit de gebruikers kwam de wens voor de andere infuuspomp. Inkoop is natuurlijk een belangrijke stakeholder, maar uiteindelijk is de gebruiker de belangrijkste stakeholder. Zij zijn degenen die met de apparatuur moeten werken. Het is echt belangrijk dat de gebruikers tevreden zijn met de keus die je maakt.’
Tussen aanschaf en implementatie
‘In het tweede kwartaal van 2026 starten we met de implementatie. Bij dat proces komt het een en ander kijken.
uiteindelijk is de gebruiker de belangrijkste stakeholder
De server moet worden ingeregeld en opgesteld en vervolgens moeten alle pompen kenbaar gemaakt worden op die server. Alle verpleegkundigen worden, in ongeveer zes weken, opgeleid om te werken met de nieuwe pompen.
Daarnaast gaan we werken met een medicatiebibliotheek, iets waar onze huidige pompen niet over beschikken. In de medicatiebibliotheek staan vooraf ingestelde medicaties die selecteerbaar zijn vanaf de pomp, inclusief bijvoorbeeld maximale toedieningssnelheid. Het is best een klus om alle informatie goed aan te leveren, te controleren en in te voeren. De apotheek levert de lijsten aan bij de verpleegkundigen, die de lijsten controleren en eventuele aanpassingen terugkoppelen naar de apotheek. Daar zijn de apotheek en de zorg al vanaf begin januari mee bezig. Als de medicatiebibliotheek klaar is, komt die online en dan moet de server up and running zijn. Onze nieuwe pompen zijn dus geavanceerder en niet meer gewoon een standalone die je inplugt.’
Als eerste aan de beurt
‘We starten met de implementatie op de afdelingen Acute Zorg: bestaande uit de Coronary Care (CC) en Intensive Care (IC). Deze high care afdelingen zijn op zich geen logisch startpunt voor de implementatie. Maar beide afdelingen gaan na de zomer over naar een nieuwe locatie en zo’n verhuizing vraagt natuurlijk tijd en aandacht. Ze stappen bovendien over op box-verpleging en dat vraagt een andere manier van werken voor de verpleging. Dus de IC en CC gaven terecht aan dat ze zo snel mogelijk met de nieuwe techniek aan de slag wilden gaan. Zodat ze daar voldoende ervaring mee hebben als de andere veranderingen zich aandienen.
Het is voor ons een noodzakelijke keus om deze afdelingen voorop te laten gaan, en ook een spannende keus. De medicatiebibliotheek op deze afdelingen is zeer uitgebreid. Voor de IC alleen al moeten er tweehonderd soorten medicamenten ingevoerd worden. Mocht het invoeren van de medicatie niet op tijd klaar zijn, hebben we de keus ingebouwd om de apparatuur in gebruik te nemen zonder medicatiebibliotheek. Want dan werken de pompen ook, maar we streven er natuurlijk naar om op tijd klaar te zijn.
De leverancier werkt hard mee aan de scholing van de verpleging en ze zijn er ook bij als we live gaan. Ik zie het met vertrouwen tegemoet.’
Trots
‘Ik vind het mooi om te zien hoe elke discipline zich hiervoor ingezet heeft. Je voelt echt de betrokkenheid van elke afdeling en de wens om het tot een goed resultaat te brengen. Iedereen doet enthousiast mee en ik vond het heel leuk en interessant om mensen bij elkaar te brengen. In die zin is zo’n aanschaftraject meer peoplemanagement dan technisch management.’
(2026-05 | Interview: Floor Gerritsma | Fotografie: Jan Willem de Venster)
