Onderhoudscontract afsluiten met huisartsen in de regio

HAARLEM - Aan het woord is Hugo Spruijt (56), klinisch fysicus bij het Spaarne Gasthuis. Hij vroeg zich af wat zijn ziekenhuis kon betekenen voor het onderhoud van de medische technologie voor de eerste en derde lijn buiten het ziekenhuis. Het antwoord op die vraag kwam sneller dan verwacht.

Aan de praat

‘Deze vraag zong al langer rond in mijn hoofd toen ik geheel toevallig tijdens een etentje in de buurt aan de praat raakte met de directrice van een verpleeghuis. Ik vroeg haar hoe het stond met het onderhoud en beheer van de medische hulpmiddelen die zij in huis hebben. Zij vertelde me toen dat de stiftjes van het ECG-apparaat dat ze hebben vaak uitgedroogd zijn, waardoor ze dan niets kunnen registreren op het papier. Blijkbaar werkt het onderhoudscontract van de partij die het verkocht heeft niet optimaal. Of ze gebruiken het apparaat te weinig, dat kan ook. Maar het zette mij verder aan het denken: is het een idee dat het ziekenhuis hier een partij in is?’

Er is legio in de regio

‘De zorg verplaatst zich natuurlijk voor een deel vanuit het ziekenhuis naar de thuissituatie. Patiënten meten thuis van alles: van glucose tot saturatie, en patiënten hebben thuis zelfs pompjes voor pijnmedicatie en chemo. Voor veel van zulke medische hulpmiddelen zijn er commerciële partijen die het onderhoud doen. Zij hebben een centraal meldpunt en landelijke dekking – er rijden verpleegkundigen rond die service bij de mensen thuis kunnen verlenen. Wij kunnen als ziekenhuis op dit moment helemaal niet met hen concurreren en dat moeten we ook niet willen.

patiënten meten thuis van alles

Maar zo ontstond wel het idee om te kijken naar welke behoefte er aan ondersteuning is bij de zorgverleners om ons heen. En wat wij kunnen leveren. Dat past bovendien in het gewenste beleid van meer samenwerking in de regio.’

Pilot gestart

‘Samen met de leidinggevende van de afdeling Medische Technologie hebben we toen een idee op papier gezet en zijn we het gesprek aangegaan. De vraag is onder andere welke onderhoudsvormen nuttig zijn. Wij nemen onze kennis vanuit het ziekenhuis mee in hoe we kijken naar medische apparatuur en het gebruik daarvan. Neem die ECG-apparaten bij verpleeghuizen. Hoe kan die situatie daar beter? Ze hebben ooit de apparatuur aangeschaft, maar weten blijkbaar niet goed welk onderhoud er nodig is. Daarnaast heeft het ziekenhuis vaak andere apparatuur dan een huisarts of verpleeghuis. Dan zeggen de zorgverleners in het ziekenhuis: maak hier maar een nieuw ECG. Dus we kunnen dubbele diagnostiek voorkomen als de verschillende zorgverleners kunnen garanderen dat de diagnostiek klopt.

Een ander voorbeeld: kunnen we bevorderen dat alle HAP’s in de regio dezelfde echoapparaten gebruiken?

We zijn in gesprek gegaan over het onderhoud van medische apparatuur met de huisartsencoöperatie Zuid-Kennemerland met het idee om een pilotproject in te richten voor een jaar. En daarna kijken of het bevalt voor beide partijen. Terwijl we met een projectleider wat zaken aan het uitzoeken waren, diende zich er een acuut probleem aan.’

End of service

‘De firma die de spirometers leverde aan een flink aantal huisartsen, stopt ermee. Dus aan het eind van het jaar zitten deze huisartsen zonder onderhoudscontract. Dan moet er per direct andere apparatuur aangeschaft worden. We hebben deze noodsituatie gelijk gebruikt voor onze pilot. De vraag was hoe we vanuit het ziekenhuis deze huisartsen konden helpen.

een spirometer is een laagrisico-apparaat, de techniek is redelijk rechttoe-rechtaan

We hebben toen in overleg samen firma’s geselecteerd die volgens ons geschikte spirometrie-apparatuur hebben. Voor het pakket van eisen hebben we het stramien van het ziekenhuis gevolgd: wat heeft de gebruiker nu, wat wil deze en zijn er extra wensen? Een spirometer is een laagrisico-apparaat, de techniek is redelijk rechttoe-rechtaan en daarmee zou samenwerking op gebied van het onderhoud zeer geschikt zijn voor deze pilot.

De geselecteerde leveranciers zijn op een middag in het ziekenhuis gekomen voor proefopstellingen. Een stuk of tien huisartsen waren daarbij aanwezig en onze eigen longfunctielaborant ook, die weet uiteraard alles van spirometrie-apparatuur. Het was grappig om het verschil te zien tussen de huisartsen en de longfunctielaborant. De een gebruikt het apparaat dagelijks en de ander maar een keer in de week. Bovendien is de laborant gewend dat als de apparatuur opgehaald wordt voor onderhoud, deze er de volgende dag weer is.’

Onderhandelen met de leverancier

‘Uiteindelijk zijn er spirometers gekozen die als beste uit de vergelijking kwamen. Er wordt nu een contract opgesteld waarin het ziekenhuis een jaar lang het onderhoud gaat doen. De leverancier van de spirometers zit in Groningen en vanuit hier de apparatuur opsturen voor onderhoud en reparatie is best arbeidsintensief en tijdrovend. Wij richten in het ziekenhuis een loket in en spreken met de huisartsen af dat ze een apparaat na een paar dagen weer kunnen ophalen. Tijdswinst voor de huisarts is dus de eerste opbrengst.

In de deal kopen we een extra apparaat dat we eventueel als leenapparaat kunnen laten dienen.

Mochten onze medisch technici vragen hebben, heeft de leverancier nu dus één aanspreekpunt in plaats van dertig individuele, dat is een tweede voordeel. Maar de leverancier verkoopt wel veel minder onderhoudscontracten. Doordat we in het ziekenhuis in een bepaalde periode alle spirometers gelijktijdig krijgen aangeleverd en kunnen onderhouden, kunnen we efficiënt werken. Dus dat is een derde voordeel: onze dienstverlening is zeker niet duurder.

tijdswinst voor de huisarts is dus de eerste opbrengst

Onze medisch technici zijn op bezoek geweest bij de leverancier om te kijken of het verantwoord is om het onderhoud aan de spirometers zelf te doen. Na dit bezoek hebben we geconcludeerd dat dit veilig kan. Ook weten we nu wie we aan de lijn krijgen als we vragen hebben. Er was wel wat discussie over het verkrijgen van het onderhoudsprotocol. Daar moesten de huisartsen, die tenslotte de apparatuur kopen, even over in onderhandeling.’

Kijken naar de kosten en baten

‘De pilot loopt in eerste instantie voor een jaar omdat we willen kijken of het ons en de huisartsen voldoende oplevert. Wij hebben bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om een autootje te laten rijden om de apparatuur bij de huisartsen op te gaan halen, dus de spirometers moeten naar het ziekenhuis worden gebracht. Misschien vinden sommige huisartsen dat in de praktijk wel heel storend. Maar wat niet is, kan nog komen. Wie weet is het straks kosteneffectief om apparatuur bij gebruikers op te halen, als we meer apparaten in onderhoud hebben en bijvoorbeeld ook verpleeghuizen zouden kunnen bedienen.

onze dienstverlening is zeker niet duurder

Of misschien willen de huisartsen straks ook wel andere apparatuur door ons laten onderhouden. En je weet hoe het is, medisch technici helpen altijd graag. Dan hebben we ineens een onverwachte workflow.

We moeten ook kijken hoe het in de praktijk werkt met de leverancier: als we heel veel contact met hen nodig hebben bij het onderhoud, is het niet efficiënt. Maar gezien de beperkte complexiteit van de apparatuur verwacht ik dat niet.

Binnen het ziekenhuis moeten we de administratie nog opzetten: we gaan alle spirometers in ons onderhoudsmanagementsysteem registreren en we moeten natuurlijk de facturatie voor de huisartsen regelen. Als dat goed isuitgevoerd, ligt de weg ook wel open naar uitbreiding. Ik denk dan bijvoorbeeld aan bloeddruk- of saturatiemeters.’

Mooie bijvangst

‘Het is niet de bedoeling om winst te maken met dit project, want de opbrengst is wat ons betreft breder. Het gaat ook om het goede contact van het ziekenhuis met de huisartsen in de regio. Het gaat in de regio niet alleen om medisch specialistische zorg, zie ook het integrale zorgakkoord. Uiteindelijk is onderling contact en communicatie een groot goed, want we hebben elkaar als zorgverleners de komende jaren hard nodig.’