Willem van 't Leven (43)
Aan het woord is ditmaal Willem van ’t Leven, teamcoördinator Medische Technologie bij het Erasmus MC. Om een eind te maken aan de wildgroei van verschillende echoapparaten en leveranciers formuleerden ze bij de Europese aanbesteding in 2017 een duidelijke eis. Minimaal 70% van de echoapparatuur binnen de vervangingsbehoefte moest bij 1 leverancier vandaan komen. Die voorwaarde pakte wonderwel uit.
Om tafel
‘Er is geen fabrikant die alles kan leveren. Dus én een transducer voor de leverchirurgen én een boorgattransducer voor de neurochirurg. Of ze kunnen wel praktisch alle transducers leveren, maar dan boet je in op andere eisen. De ideale leverancier bestaat kortom niet. We wilden wel duidelijk zoveel mogelijk apparatuur bij één partij beleggen. In de oude situatie hadden we 15 leveranciers voor 140 echoapparaten. Daar was ruimte voor verbetering. We wilden ook besparen door de apparatuur beter in te zetten, dus meerdere gebruikersgroepen op hetzelfde apparaat te hebben.
Na 4,5 jaar blijken we met onze huidige leverancier te zijn uitgekomen op een verdeling van 90-10. Dat was boven verwachting. In die 10% zitten bepaalde, specifieke toepassingen voor prenatale geneeskunde en andere derdelijns geneeskunde, zoals zo’n boorgattransducer.’
Eisen en wensen
‘We hebben die aanbesteding zelf gedaan, zonder hulp van een externe partij. Het kernteam bestond uit drie, met de manager Techniek van Radiologie als voorzitter, de afdeling Inkoop en ik namens de medische technologie. Daarnaast was er een werkgroep waar per klinisch thema een eindgebruiker in zat en een medisch technicus. En een werkgroep Techniek waar de medisch technici van verschillende locaties in zaten. Via marktconsultatie, waar spiegelsessies met fabrikanten ook deel van uitmaakten, konden we formuleren wat we als ziekenhuis wilden. Waar willen we naar toe? En waar moeten we aan denken? Wat is er mogelijk? Daar is ons pakket van eisen en pakket van wensen uit voortgekomen.
Naast die 70-30 verdeling, was kwaliteitsverbetering bij het vastleggen van de echo’s een andere eis. We wilden een mooie geautomatiseerde wijze van het opslaan van de beelden.
Ook op het punt van onderhoud en service-vriendelijkheid lag er een harde eis: we wilden zelf software kunnen installeren. Daarmee bevorderen wij onze uptime. Dus zelf een apparaat weghalen, updaten indien nodig en onderhouden. Maar dan moeten we ook middelen beschikbaar hebben voor dat onderhoud. En onze technici moeten opgeleid worden zodat ze het software-herstel in huis kunnen doen, als dit voor een storing noodzakelijk is. Dat is dus gelukt.
We wilden een mooie geautomatiseerde wijze van het opslaan van de beelden
Het was een wens dat de apparatuur in het high-end en middensegment er hetzelfde uitzag. Dat de apparaten niet alleen dezelfde knoppen hadden, maar ook dezelfde structuur. Zodat iemand die is opgeleid voor het ene apparaat ook op het andere kan werken. Ook dat is dus voldoende ingewilligd. We hebben nu apparatuur waarvan de transducers kunnen wisselen. Hierdoor is de apparatuur flexibeler in te zetten, wat ook weer een besparing oplevert.
Andere wens was dat de fabrikant zich als een partner zou opstellen en niet alleen als leverancier van scholing. Met de focus op gebruikersgemak. We wilden ruimte voor omscholing en e-learning zodat technici in hun eigen (dienst)tijd aan hun scholing kunnen werken. Daar heeft de huidge leverancier mee ingestemd, al is er op dit punt nog ruimte voor verbetering. Firma’s zijn nog onvoldoende op deze nieuwe opleidingsmethodes ingesteld.’
TenderNed
‘Het hele proces, van start tot publicatie op TenderNed heeft een jaar geduurd. De aanbesteding begint met de marktconsultatie. Dan volgt het opstellen van de gunningscriteria en hoe we gaan testen. Alles is van tevoren vastgelegd. Bij de vragenronde kunnen leveranciers dieper ingaan op onze eisen en wensen en ook aangeven dat ze iets onredelijk vinden. Die vragen en onze antwoorden zijn openbaar. De vragensteller blijft uiteraard anoniem.
Volgende fase is het inschrijven. Als de inschrijving is gesloten, gaat de kluis open en gaan alle gegevens het beoordelingstraject in. Er volgt een proefplaatsing met een klinische beoordeling en daar hang je dan een cijfer aan. Een weging kan bijvoorbeeld zo zijn opgebouwd: 30% prijs, 35% gebruikerservaringen en 35% beheersplan, dat is de invulling van de dienstverlening. De gebruikersbeoordeling maakte een belangrijk deel van de weging uit. En bij de prijs keken we hoe de prijs van een inschrijver zich verhield tot de laagste prijs van de inschrijvingen.
De gunning is openbaar. Naar aanleiding van het Alcatel-arrest hebben partijen 20 dagen om bezwaar te maken. Op grond van alles wat ze maar bedenken: bijvoorbeeld dat ze vinden dat het proces onrechtmatig is verlopen of dat het ziekenhuis het verkeerd ziet. Dergelijke bezwaarprocedures komen voor, maar ze zijn gelukkig een uitzondering. Wel vindt er vaak een gesprek plaats om de voorlopige gunning te bespreken. Dan komen de discussiepunten op tafel. We zijn echt heel alert op hoe we alles naar buiten brengen, zodat we niet discrimineren en iedereen een gelijke kans gunnen. Dat is natuurlijk de hele gedachte achter die aanbesteding.’
Navolging
‘Binnen het Erasmus MC zijn we ook voor Europese Aanbesteding van de patiëntmonitoring uitgekomen op een verdeling van 99-1. Ook dat heeft veel uren gekost, maar het heeft wel zijn vruchten afgeworpen. En inderdaad, ook ziekenhuizen die niet Europees hoeven aan te besteden kunnen hun voordeel doen met hoe wij het aangepakt hebben. We zijn inmiddels druk bezig met de volgende aanbesteding voor de echoapparatuur, we hadden een contract voor vijf jaar afgesloten en die zijn bijna voorbij. Eind 2023 hopen we de gunning gedaan te hebben.’
Ervaring
‘Bij deze ronde kunnen we wel echt profiteren van de ervaring die we de vorige keer hebben opgedaan. We hebben bijvoorbeeld geleerd dat het loont om niet voor alles een heel harde eis neer te leggen. Dat het goed werkt om een omschrijving te geven van een klinisch probleem waar het toestel op inzetbaar moet zijn. Dus niet eisen dat een toestel op 20 centimeter een resolutie van een halve millimeter haalt. Anders kan je een toestel krijgen dat er op basis van het PvE goed doorheen komt, omdat de uitkomst bij de fantoomtest goed is. Maar de beeldverbeteropties werken in een klinische setting bij een echte patiënt vaak echt wel anders.
Punt van verbetering is dus de multidisciplinaire inzetbaarheid van de apparatuur
We borduren ook voort op onze vorige wensen. Dus de uniformiteit van de high-end apparaten en die in het middensegment staat gewoon weer op het lijstje. En dan gaat het dus vooral om de software. De apparaten er hetzelfde uit laten zien is niet zo ingewikkeld voor een leverancier, dat is ook kostenbesparend voor hen. Wij willen dat de gebruikers-instellingen geschikt zijn voor gedeeld gebruik.
Punt van verbetering is dus de multidisciplinaire inzetbaarheid van de apparatuur. Dat de gebruiker zich met één button aanmeldt op het apparaat en dan de juiste instellingen krijgt voor zijn afdeling. We willen dat de werkinstellingen van de beeldverbetering van de transducer automatisch goed staan voor een bepaald specialisme. We willen ook dat de werklijst op de poli alleen die patiënten laat zien voor dat betreffende specialisme, en niet alle patiënten. We willen ook dat de beelden in het EPD automatisch bij het juiste specialisme terechtkomen. We zijn gewoon weer op onze roze wolk gaan zitten om te formuleren wat we willen. Benieuwd waar we op uitkomen straks.’
Nieuwsgierig?
Mocht je verdere informatie willen inwinnen bij Willem, dan kun je dat doen via Chantal Weerts (c.weerts@vzi.nl).
(2023-03 | Interview: Floor Gerritsma | Foto: Hans-Peter van Velthoven)
