Edward Feith (48) en Don Idsinga (43)
Aan het woord zijn ditmaal Edward Feith (48) klinische automatiseerder en Don Idsinga (43), hoofd Medische Technologie Amsterdam UMC. Ze vertellen hoe track-and-trace binnen het AMC een haalbare kaart werd met bluetooth-gateways. Low budget en low energy werden de kernwoorden.
Van wens naar uitvoering
‘Binnen het ziekenhuis, en met name bij de anesthesiologie bestond de wens voor track-and-trace al langer. We hebben bij verschillende leveranciers gekeken naar de aanschaf van een dergelijk systeem, maar dat bleek al snel te duur. Het ging binnen de OK alleen al om 3600 apparaten. En dus kwamen de plannen op de plank te liggen. Totdat we zijn gaan uitzoeken wat we zelf in huis konden doen.
Verder uitbouwen op de scantool software die we zelf al ontwikkeld hadden, in combinatie met bestaande wifi-antennes, bleek niet goed mogelijk. Ons wifi-netwerk was toen niet geschikt voor triangulatie. Bij gebruik van wifi moesten we bovendien actieve zenders op de apparatuur plaatsen en die batterijen moeten weer regelmatig vervangen worden.
Op de plekken zonder pc konden we voor een klein bedrag mini-pc’s met bluetooth-antennes ophangen
Toen kwamen de bluetooth-antennes in beeld. Een goedkoop antennenetwerk dat eigenlijk al bestond. Ze zitten al in de ‘all-in-one pc’s’ die overal in het operatiecentrum hangen. En als de pc’s geen bluetooth hadden, konden we een dongel toevoegen. Op de plekken zonder pc konden we voor een klein bedrag mini-pc’s met bluetooth-antennes ophangen. De volgende stap was bluetooth low energy (BLE-)zenders op de apparatuur.
Onze programmeurs hebben softwaredrivers ontwikkeld, waardoor de bluetooth-antennes met elkaar kunnen communiceren. Ze hebben ook algoritmes ontwikkeld voor de triangulatie van BLE-zenders in een omgeving met meerdere antennes. De eerste resultaten waren heel positief. Locatiebepaling via triangulatie was eigenlijk direct een feit.’
Stroomversnelling
‘Het AMC kent jaarlijks innovatiesubsidies toe en in 2019 heeft ons project dat geld toegewezen gekregen. Dat heeft onze pilot echt een goede zet gegeven: het bracht commitment én geld. Zo’n subsidie zorgt ervoor dat je heel gestroomlijnd gaat werken en dat iedereen aan boord is. Het werd voor alle betrokken disciplines een project met een kop en een staart. Er moest binnen een jaar tastbaar resultaat zijn. We hebben eigenlijk nergens tegengas ervaren.
De medische techniek is een centraal gepositioneerd domein en vanuit alle hoeken van de organisatie krijgen we het verzoek om dingen te maken. Wij kunnen knutselen op hoog niveau, maar wat wij doen is wel geborgd in een kwaliteitssysteem. En hierdoor worden de opdrachten ook steeds groter. Als een systeem op één afdeling werkt dan kan je het geleidelijk uitrollen, het is een groeimodel en de schaalgrootte komt vanzelf.’
Eigen huis versus leverancier
‘We zijn nu veel goedkoper af en we zijn minder afhankelijk van een enkele externe partij. Leveranciers hebben ook wel zo’n bluetooth-gateway en applicatie te koop, maar dan zit je vast aan licenties en aan hun server. Onze schaalgrootte is in het geval van licenties nadelig, het gaat om heel veel apparaten. Wij hangen nu gewoon tweehonderd van die gateways op en gebruiken onze eigen servers, die centraal binnen de ICT-afdeling worden gehost.
We zijn nu veel goedkoper af en we zijn minder afhankelijk van een enkele externe partij
Een voordeel dat wij als academisch huis hebben is dat we hier al veel aan zelfbouw doen. Daar konden we mooi op voortborduren, door een module toe te voegen aan de software die er al was. Denk met name aan de koppelingen met de bluetooth-driver, die alle data uitleest.
Door alles in eigen hand te houden hebben we de mogelijkheid om de kosten laag te houden. En we kunnen de BLE-zenders en gateways aanschaffen op onze voorwaarden en eisen, bij wie we maar willen.’
Verbeteringen
‘Ons systeem draait al sinds medio 2020 live en eigenlijk zonder noemenswaardige problemen. We hebben wel kleine dingen aangepast. Zo is het interval verkleind waarbinnen de bluetooth-driver data uitleest. Ook hebben we kleine hikjes in het systeem verholpen: wat moet je doen als er even geen netwerk is, of als een pc herstart moet worden?
Vragen van de eindgebruikers komen direct bij ons terecht. De cyclus van verbetering is heel snel. Bij leveranciers is de releasefrequentie trager. De foutgevoeligheid is hetzelfde, maar wij kunnen dingen sneller aanpassen en weer doorgaan.
Het gaat meestal om gebruikersfouten: een tag is niet goed gekoppeld aan een apparaat of aan het verkeerde apparaat. Dan zegt het track-and-trace-systeem dat er onderhoud nodig is, terwijl het onderhoudsmanagementsysteem zegt van niet. Dat zoeken we dan uit. Een heel enkele keer gaat het om een fout in de software. Software is nooit perfect, maar we zitten heel dicht op de gebruiker.’
Copy paste opschalen
‘Als eerste was dus het operatiecentrum aan de beurt, zij hadden de meest uitgesproken wens voor track-and-trace. Bij OK en anesthesiologie komen verschillende disciplines bij elkaar en het is een hoog-technische omgeving waar de medische techniek een goed overzicht nodig heeft voor onderhoud en reparatie.
Ons systeem is heel makkelijk op te schalen. Het draait nu ook op de volwassen IC en de CCU. De kinder-IC is de volgende en andere verpleegafdelingen willen ook. Bij iedere nieuwe afnemer kijken we goed naar de gebruikerseisen: hoe exact moet de meting zijn en hoeveel antennepunten heb je dus nodig? Is het voldoende nauwkeurig als je weet of het bed op de afdeling is, of moet het de exacte kamer zijn?
Ook bij de verdere harmonisatie van het AMC en de VUMC kan onze techniek makkelijk mee. Het is echt een kwestie van ctrl-C en ctrl-V. De afdelingen die er hier mee werken, willen het graag meenemen als ze naar de andere locatie gaan.’
Stageplekken
‘We hebben ook in coronatijd plek kunnen bieden aan stagiaires. Zij moesten dan wel bij ons op de afdeling blijven, maar ze konden heel goed bijdragen. Ze konden functionele wensen op de afdeling in kaart brengen en zich bezighouden met de gebruikersconfiguratie. Ze hebben in de ontwikkelingsfase van de driver ook bijgedragen aan het in kaart brengen van de triangulatie. Het was voor hen moeilijk om een stageplek te vinden in die periode. Ze hebben hier heel nuttig werk geleverd.’
Belang van een visie op maatwerk
‘Het lijkt vaak aantrekkelijk om iets kant-en-klaar bij een externe partij te kopen. De beheersbaarheid lijkt onder controle en de inkoop overzichtelijk. Maar het kan dus ook anders, want met aanschaf en beheer is echt wel veel geld gemoeid. Leveranciers begeleiden en systemen uitrollen en testen kost soms net zoveel tijd als zelf bouwen.
Het lijkt vaak aantrekkelijk om iets kant-en-klaar bij een externe partij te kopen
Een leverancier lijkt zekerheid te bieden, maar grote en kleine partijen kunnen failliet gaan, of problemen krijgen met de beschikbaarheid van hun producten.
Een tegenargument is dat maatwerk in huis afhankelijk is van een klein groepje programmeurs, maar dat is bij leveranciers niet anders. Bovendien hebben zij met dezelfde krapte op de arbeidsmarkt te maken. Als je de kennis in huis goed borgt, is er weinig aan de hand.
Ons grote team maakt de kwetsbaarheid ook kleiner: we zijn met 23 mensen, van wie 6 klinische ICT’ers en 3 programmeurs.
Wij vinden dat het in Nederland nog wel eens ontbreekt aan visie op zelfbouw. Dat men automatisch tot aanschaf overgaat en niet meer nadenkt over zelfbouw. Misschien uit angst voor de MDR. Het is goed om je te blijven afvragen: waarom kopen we het? Waarom maken we het niet zelf? Die afweging wordt vaak helemaal niet gemaakt. Kijk naar wat er wel kan.
Wij zijn als ziekenhuis echt wel trots op hoe we het hier gedaan hebben. Van reactief naar proactief.’
Nieuwsgierig?
Mocht je verdere informatie willen inwinnen bij Edward en/of Don, dan kun je dat doen via Chantal Weerts (c.weerts@vzi.nl).
(2023-01 | Interview: Floor Gerritsma | Foto: Hans-Peter van Velthoven)
