Anneke Steensma (56)
Afdelingsmanager Medische Techniek binnen het HagaZiekenhuis Den Haag
Aan het woord is op het moment* van het interview nog werkzaam als afdelingsmanager Medische Techniek en projectbureau ICT Anneke Steensma (56) van het HagaZiekenhuis in Den Haag. Na een reorganisatie in 2019 is de Medische Techniek gefuseerd met de ICT-afdeling tot een gezamenlijke afdeling ICMT, Informatie en Communicatie technologie en Medische Techniek .
‘Het duurt altijd even voordat een reorganisatie van dit formaat tot alle gremia is doorgedrongen. Afdelingen samenvoegen is de eerste stap, daarna moet je elkaar ook echt gaan vinden in het werk, daar zit de eigenlijke winst. We zijn bij het Haga inmiddels een heel eind op dreef, al loopt nog niet alles perfect. Het is mijn taak als leidinggevende om goed in de regie te zitten van wat er speelt op de afdeling.’
Er zijn drie vrouwelijke afdelingsmanagers.
‘Natuurlijk is het leuk om te vermelden dat er nu drie vrouwelijke afdelingsmanagers zijn in een beroepsgroep die nog door mannen wordt oververtegenwoordigd. Maar als je aan mijn collega’s vraagt wat zij vermeldingswaardig vinden over mij, krijg je waarschijnlijk eerder te horen dat ik geen technische achtergrond heb dan dat ik een vrouw ben.
Ik heb diverse opleidingen en functies achter de rug en werk inmiddels alweer 6 jaar bij het HagaZiekenhuis. Eerst als leidinggevende logistiek en huishouding op de OK, maar na tweeënhalf jaar ben ik overgestapt naar de afdeling Medische Techniek.
Medische techniek in stelling
Als er vanuit het ziekenhuis de roep om een nieuw apparaat komt, zorg ik dat onze afdeling Medische techniek aangesloten is bij het inkooptraject. Alles wat het projectbureau oppakt heeft een ICT-component. Zij beantwoorden bij de start ook vraag of het ‘nice to have’ of ‘need to have’ is. Stel dat Verloskunde een nieuwe applicatie wil, dan toetsen wij dat breed: hoe is het gesteld met de privacy en de security, welke technische en informatie-architectuur is er nodig, deugt de leverancier juridisch en financieel en waar ligt de eindverantwoordelijkheid voor het onderhoud? Onze Medisch technicus coördineert het traject totdat het apparaat in gebruik wordt genomen op de afdeling.
Wederzijdse afhankelijkheid
De samenwerking tussen MT en ICT is spot-on: de meeste systemen zijn aan een server gekoppeld, ze kunnen niet meer zonder elkaar. Ik hoef hier niet uit te leggen hoe hard die ontwikkelingen zijn gegaan.
Het is van belang dat iedereen binnen de afdeling op de hoogte is van elkaars verwachtingen en weet wat de wederzijdse eisen zijn. Deze kennis moet in de basisprocessen zitten en steeds terugkomen in de planning en ook de communicatie. Daar gaat nu veel aandacht naartoe, vooral in de vorm van veel overleg. Wekelijks. We noemen dat het aansluitingsoverleg, waarin we dus alle subafdelingen bij elkaar zetten en de lopende zaken bespreken.’
Gevoeligheid
‘De ICT afdeling is qua aantal natuurlijk in de meerderheid en in het begin voelde het voor de MT alsof ze mochten aanschuiven of invoegen bij de ICT. Fysiek zijn de afdelingen ook niet samengevoegd. Maar het “aanschuifgevoel” verdwijnt heel langzaam en je ziet dat de ICT ook makkelijker even bij de Medische techniek naar binnen loopt. Men weet elkaar sneller te vinden en geeft elkaar vaker een seintje als er iets op handen is. Dat is wat het moet zijn.
De samenwerking tussen MT en ICT is spot-on
Bij gebrek aan teambuildingactiviteiten in corona-tijd houdt onze sectormanager ICMT af en toe “zeepkistpresentaties” voor het hele team en toen we iedereen bij de MT op de afdeling hadden verzameld was het mooi om te zien hoe de hernieuwd kennismaking tot stand kwam.
Samen optrekken
De gebruiker van medische apparatuur denkt niet in afdelingen: die wil dat iets zo snel mogelijk gerepareerd wordt. Voordat je het weet is de OK bij een storing drie keer aan het bellen: met de MT, ICT en Technische Dienst. Wij trekken er bij een storing gezamenlijk op uit, dan ben je volgens mij als ondersteunende afdeling goed bezig.
Het is zaak de verbinding met elkaar te vinden: wijs een paar mensen uit je team aan die structureel bij de ICT zitten en bij de TD. Bespreek met elkaar de onderhoudsplanning voor het hele jaar, trek daar samen in op en stem de planning op elkaar af.’
Financiële winst
‘Betere samenwerking levert ook financieel voordeel op omdat je ad-hoc situaties en extra kosten kan voorkomen. Weten wanneer een server een upgrade krijgt en welke gevolgen dat heeft voor de medische apparatuur en dat weer met je leveranciers afstemmen. Dan voorkom je dat je een apparaat aanschaft met een minimale levensduur van 10 jaar – afschrijving – dat na 4 jaar niet meer compatibel blijkt te zijn en extra kosten genereeert.’
Fusievoordeel
‘Een laatste pluspunt is dat mensen die al langer in dienst zijn inmiddels ook op een andere manier met hun werk bezig kunnen zijn. Ze ontdekken samenwerkingsverbanden en leren projectmatig denken en klantgerichter werken. Het vak is op deze aantrekkelijk voor de oudgedienden op de werkvloer en ook voor de jonkies die net van de opleiding komen.’
Meer weten?
Neem contact op met Chantal Weerts: c.weerts@vzi.nl
(2021-11 | interview Floor Gerritsma | Foto: Ronald Zuidinga)
Redactionele note: Anneke Steensma is per 1 oktober als Strategisch Inkoper gaan werken bij Zorgservice XL (ZXL), de inkooporganisatie van onder andere het Haga ziekenhuis. ZXL ondersteunt ziekenhuizen met inkoop en besparingstrajecten met als doel efficiënt en effectieve goederen- en dienstenstromen.
